Aujourd’hui, un document papier n’est plus la seule preuve pour un contrat, des CGU, des CGV, un mandat, une autorisation de prélèvement, un devis, une fiche de paie, une facture, une norme technique, un bon de commande…
L’écrit électronique fait partie du dispositif commercial ou de l’entrepreneuriat, dans le sens où il a une valeur opposable.
En effet, depuis la loi n°2000-230 du 13 mars 2000, il fait partie du système légal de preuve, à condition d’être strictement encadré de normes de sécurité. Le site archivage-numerique.fr vous apporte toutes les informations pour répondre aux entreprises ou aux organismes de droit privé ou public, sur leurs besoins en matière d’archivage électronique.
La sécurisation des données numériques dans un coffre-fort électronique
L’écrit doit conserver sa valeur juridique initiale de l’écrit sous sa forme électronique, aussi bien sa pérennité que son intégrité. Ce n’est pas l’archivage qui donne la valeur probatoire au document. Il ne fait que conserver la valeur probante, à condition de n’avoir pas été modifié ou altéré.
Conformément à l’article 1316-1 du Code civil, un écrit électronique doit être conservé dans des conditions qui maintiennent son intégrité. La personne auteur doit pouvoir être identifiée. C’est d’ailleurs une obligation de résultat en la matière de sécurité et de traçabilité.
L’archivage doit respecter une politique de confidentialité. Le contenu du fichier n’est pas traité ni analysé. La société tiers archiveur doit simplement vérifier le format du fichier.
Les obligations en matière d’archivage
La société d’archivage doit sécuriser le versement des documents électroniques et garantir leur conservation. En parallèle, elle doit permettre leur accès aux personnes autorisées et protéger des attaques malveillantes.
Suite à la validation du dépôt, chaque archive reçoit un identifiant unique d’archive (IUA). Elle fait l’objet d’une sécurisation avec l’écriture sur plusieurs supports et un scellement numérique.
A côté, pour les informations non sensibles, il est possible d’opter pour une sauvegarde automatique ou un stockage en ligne.
